«Дорожная карта» по реализации задач, определенных в открытом диалоге Президента Республики Узбекистан с предпринимателями, предусматривает сокращение бумажного документооборота (п. 21 Прил. №1 к №ПП-364 от 30.08.2022 г). В ГНК состоялась встреча специалистов ведомства с предпринимателями, на которой обсуждались предложения по решению этой задачи.
Можно ли полностью отказаться от бумажного документооборота? Мировой опыт показывает, что в большинстве стран широко применяются оба способа оформления документов: на бумаге и электронный.
В Узбекистане документы на бумаге по-прежнему занимают большую долю в документообороте. При этом есть возможность их сокращения, создания дополнительных удобств в хранении и обработке документов, сокращения затрат, связанных с оборотом и хранением документов.
В электронный формат можно перевести большой объем внутренней документации, формируемой в процессе взаимодействия подразделений предприятия, в частности, с бухгалтерией. Опыт по переводу в электронный формат счетов-фактур также можно распространить и на другие документы, подписываемые хозяйствующими субъектами в рамках своей деятельности.
Нормативной основой предстоящей работы является Закон «Об электронном документообороте». В ст. 5 говорится, что электронным документом является информация, зафиксированная в электронной форме и подтвержденная электронной цифровой подписью и имеющая другие реквизиты электронного документа, позволяющие его идентифицировать.
Участники встречи определили ряд проблем, которые необходимо решить в процессе сокращения бумажного и расширения электронного документооборота.
Во-первых, совершенствование нормативно-правовой базы.
Необходимо установить, какие документы должны оформляться:
- только в электронной форме;
- как на бумаге, так и в электронной форме.
Предстоит урегулировать вопросы использования электронных документов во взаимоотношениях бизнеса с государственными органами, а также другими заинтересованными сторонами.
Нужно утвердить единые требования к платформам электронного документооборота.
Во-вторых, развитие инфраструктуры.
Увеличение объемов электронного документооборота потребует технической модернизации как самих хозяйствующих субъектов, так к платформам электронного документооборота. Они должны обладать необходимым запасом мощностей для хранения и обработки документов, обеспечивать безопасность доступа и хранения документов.
В-третьих, совершенствование системы электронной цифровой подписи.
Сложившаяся практика применения ЭЦП в большинстве случаев не может обеспечить конфиденциальность и безопасность доступа к информации. Необходимо создавать технические условия, чтобы при исполнении служебных обязанностей каждый сотрудник использовал только ЭЦП физлица, выданную на его имя. В свою очередь ЭЦП физлица должна предоставлять доступ только к тем участкам информационных систем, которые нужны для исполнения служебных обязанностей и получения персональных интерактивных услуг. Для этого необходимо:
- в информационных системах, в том числе на платформах электронного документооборота, активно внедрять так называемые системы «ролевого доступа», которые бы позволяли руководителю организации при помощи ЭЦП юридического лица предоставлять сотруднику доступ к конкретному участку информационной системы для выполнения должностных обязанностей;
- активно внедрять практику применения USB-токенов, которые ограничивают возможность копирования и распространения закрытого сертификата ЭЦП;
- вести широкую разъяснительную работу по обеспечению информационной безопасности при работе в информационных системах.
В-четвертых, создать систему хранения электронных документов.
Для каждого вида электронных документов предстоит установить требования по срокам и условиям хранения, исходя из реальной потребности в документе с момента его оформления. Особое внимание необходимо уделить ситуациям при реорганизации и ликвидации организации. Архивы должны быть готовы к приему и хранению электронных документов, а также к их обработке по запросам заинтересованных лиц.
Прозвучали предложения в процессе решения этих и других вопросов развития электронного документооборота:
- изучить зарубежный опыт по внедрению современных технологий, в том числе облачных технологий и технологий блокчейн;
- усовершенствовать формы документов с учетом возможностей информационных технологий, исключить из практики излишние дублирующие документы.
По итогам встречи было принято решение продолжить обсуждение вопросов с участием представителей Министерства финансов и других заинтересованных министерств и ведомств.
Олег Гаевой.
