Кража глазами бухгалтера

На предприятии обнаружена пропажа материальных ценностей. Пока руководство занято подсчетом убытков, бухгалтеру нужно правильно оформить случившееся. Как это сделать, рассказала эксперт Ольга Шабанова.

Ольга Павловна, что нужно сделать в первую очередь?

Прежде всего следует заявить в органы внутренних дел. После проведения следственных мероприятий нужно организовать инвентаризацию всего имущества, находящегося в помещении, где была совершена кража.Она проводится в соответствии с НСБУ N19 «Организация и проведение инвентаризации» (рег. МЮ N 833 02.11.1999 г.). Для этого, как правило, издается приказ руководителя, где указывается состав инвентаризационной комиссии, подлежащее инвентаризации имущество, даты начала и окончания проведения описи.

В состав инвентаризационных комиссий включают:

• представителей администрации предприятия;
• работников бухгалтерии;
• других специалистов (инженеров, экономистов, техников и т.д.).

Сведения о выявленных и подсчитанных ценностях заносятся в инвентаризационные описи и акты (формы приложений NN 8–11 к НСБУ N 19), которые составляются не менее чем в двух экземплярах и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии. Материально ответственные лица дают расписки в том, что все ценности, отмеченные в описи, проверены в их присутствии, приняты на ответственное хранение и претензий к комиссии не имеют. По окончании инвентаризации описи передаются в бухгалтерию для сопоставления фактических остатков ценностей с остатками по данным учета.

Бухгалтерия должна тщательно проверить правильность всех записей в инвентаризационных описях. Ошибки в ценах, таксировке, подсчетах и т.п. исправляются под роспись всех членов комиссии.

Инвентаризационная комиссия устанавливает причины недостач и излишков ценностей, выявляет виновных и ответственных лиц, которые письменно объясняют комиссии причины отклонений. Выводы, предложения и решения инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, который утверждается руководителем предприятия.

Как отобразить в бухгалтерском учете убытки?

Результаты инвентаризации отображаются в учете по окончании месяца. Суммы убытков рассчитывают в зависимости от украденного имущества. Если это основные средства, то потери равняются финансовому результату, если товары или материалы, то берется их фактическая стоимость. Запись делается по дебету счета 5910 и кредиту счетов 10, 29, 50. Сумма недостачи учитывается на счете 5910 до появления оснований для покрытия ее за счет определенных источников, которые определяются фактом – найдут виновного или нет.

Если правонарушитель не найден, то сумму недостачи списывают по дебету счета 9430 и кредиту счета 5910. Если виновного нашли, и это сотрудник организации, стоимость украденного будет компенсирована за его счет. Это нужно отразить следующими проводками:

• дебет 4730, кредит 5910, когда списываем убыток за счет виновного;
• дебет 50, кредит 4730 – при внесении виновником суммы ущерба в кассу;
• дебет 6710, кредит 5910 – если высчитываем из зарплаты.

Потери от хищения ценностей при установлении виновников возмещаются за счет виновных лиц. Причем сумма, подлежащая возмещению, определяется по рыночной стоимости испорченных или похищенных ценностей.

Если рыночная стоимость недостающих товарно-материальных ценностей (сумма взыскания) выше их фактической (балансовой) стоимости, то сумма полученного дохода включается в прочие (статья 132 НК) и облагается:

• налогом на прибыль (статьи 128 и 129 НК);
• единым налоговым платежом по ставке основного вида деятельности (статьи 353 и 355 НК).

Если сумма взыскания ниже фактической стоимости недостающих товарно-материальных ценностей, то сумма убытка от их недостачи не подлежит вычету при расчете налога на прибыль (пункт 23 статьи 147 НК).

Также при наличии соответственно подписанных договоров с указанием материальной ответственности охранников, убытки можно взыскать с охранной службы.

На что обратить внимание при исчислении нормы естественной убыли?

Нормы естественной убыли могут применяться только при фактическом выявлении недостач. При этом нормы убыли применяются только после зачета недостач ценностей по пересортице. После зачета по пересортице нормы убыли применяются только к тем ценностям, по которым фактическая недостача не перекрылась излишками. Зачет по пересортице допускается в исключительных случаях:

•  за один и тот же проверяемый период;
•  у одного и того же материально ответственного лица;
•  в отношении материальных ценностей одного и того же наименования в тождественных количествах.

В случае обнаружения пересортицы материально ответственное лицо должно представить инвентаризационной комиссии объяснительную с подробным изложением причин пересортицы.

Если при зачете пересортицы стоимость недостающих ценностей будет выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, то разница в стоимости относится на виновных лиц. Если виновники пересортицы не установлены, то разница рассматривается как потери сверх норм естественной убыли и списывается на затраты производства и расходы периода. Если после зачета по пересортице, которая произошла не по вине материально ответственных лиц, недостача не покрылась, то к этой недостаче применяются нормы естественной убыли. При этом в протоколе инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым разница по пересортице не отнесена на виновных лиц.

Как отобразить кражу в налоговом учете?

Сумма недостачи товарно-материальных запасов, обнаруженная в результате инвентаризации, в пределах норм естественной убыли, а также, если виновники недостачи не установлены или возможность взыскания с материально-ответственных лиц отсутствует, включается в прочие операционные расходы (счет 9430) в том отчетном периоде, в котором принято решение о ее списании.

Сумма убытка от недостачи товарно-материальных запасов, превышающая нормы естественной убыли, установленные уполномоченным органом или налогоплательщиком, не вычитается из налогооблагаемой базы при исчислении налога на прибыль (пункт 23 статьи 147 НК). Недостача в пределах установленных норм вычитается из налогооблагаемой базы при исчислении налога на прибыль (пункт 8 статьи 142, статья 141 НК). Сумма полученного убытка не учитывается при расчете единого налогового платежа.

Восстанавливать или начислять при хищениях налог на добавленную стоимость?

Налог на добавленную стоимость, ранее отнесенный в зачет по недостающим товарно-материальным запасам, подлежит исключению из зачета (корректируется) в том налоговом периоде, в котором наступил случай, повлекший необходимость корректировки (статья 220 НК). Если потери товарно-материальных ценностей не превышают норм убыли, установленных уполномоченным органом или налогоплательщиком, то НДС не корректируется.

Что нужно иметь ввиду при расчете акцизного налога?

Акцизный налог по недостающим товарно-материальным запасам включается в себестоимость, так как не подлежит вычету при определении акцизного налога, подлежащего уплате в бюджет (пункт 13 НСБУ N 4 «Товарно-материальные запасы», статья 237 НК).

И напоследок Ваши рекомендации новичкам?

Чтобы чувствовать себя уверенно в любой рабочей ситуации, желательно пройти обучение. Центр профессионального развития «Norma» предлагает большой спектр курсов и семинаров, где вы можете получить ответы на все вопросы по практической бухгалтерии. И, конечно, у каждого бухгалтера должна быть установлена электронная версия системы «Практическая бухгалтерия».

Беседовал Олег Гаевой.