Для одних компаний командировки – это обычное дело, для других – явление крайне редкое, поднимающее множество вопросов и перед командированным сотрудником, и перед бухгалтером организации.
Публикуем памятку о том, как правильно оформить командировку в пределах Узбекистана.
Основной документ, которым следует руководствоваться – Инструкция о служебных командировках в пределах Республики Узбекистан (зарегистрирована МЮ 29.08.2003 г. № 1268), с полным текстом которой можно ознакомиться в ИПС «Норма. Законодательство».
В соответствии с ней служебная командировка − это поездка работника по распоряжению руководителя организации, учреждения, объединения, предприятия (далее − организации) на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав организации, находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, не считаются командировками.
Основные шаги
Чтобы оформить поездку работника как положено, необходимо заполнить следующие документы:
приказ о направлении в командировку,
служебное задание,
командировочное удостоверение,
отчет о командировке и
авансовый отчет.
Решение о направлении в командировку работника принимает директор организации самостоятельно либо на основании докладной записки руководителя структурного подразделения. Директор и руководитель структурного подразделения фирмы пишут для работника служебное задание. В нем подробно указываются цель командировки, дата ее начала и окончания, количество календарных дней. Документу присваивается табельный номер. Подписывают его руководитель структурного подразделения и первое лицо предприятия.
На основании служебного задания первое лицо фирмы издает приказ о направлении в командировку, знакомит с ним под роспись работника, направляемого в служебную поездку.
Далее сотруднику необходимо оформить командировочное удостоверение. В нем указываются Ф.И.О., должность работника, наименование предприятия, адрес организации, в которую направляется сотрудник, длительность и цель командировки. Если работник будет ездить по нескольким городам, то все перемещения должны быть зафиксированы в командировочном удостоверении и заверены печатями принимающих организаций и подписью руководителей.
Вернувшись из поездки, работнику необходимо заполнить отчет о командировке в соответствии со служебным заданием. Директор фирмы проверяет отчет и делает отметку о его выполнении/невыполнении, ставит свою подпись и дату.
В бухгалтерии предприятия работник заполняет авансовый отчет, в котором фиксируются его расходы за время командировки с приложением к нему документов, подтверждающих их. Авансовый отчет подписывают бухгалтер предприятия, работник и руководитель фирмы. Отчету присваиваются номер и дата.
Вот, по сути, и все оформление. А теперь разберемся с некоторыми нюансами.
О временах и сроках
Срок командировки работников определяется руководителями организаций, но не может превышать в каждом случае 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Этот же порядок распространяется на поездки работников для проведения ревизий и проверок.
Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать 12 месяцев.
Продление срока допускается в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя организации, приказом которого командирован работник.
В соответствии с Инструкцией фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и дне выбытия из места командировки. В принимающих организациях командированных регистрируют в специальных журналах по формам согласно приложениям №№ 2 и 3 к Инструкции.
Теперь приступим к расчету дней командировки, ведь точное их количество имеет значение для расчета полагающихся сотруднику суточных и заполнения документации об отработанном им времени.
Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства до 24 часов включительно, а с 00 часов и позднее – последующие сутки. Днем приезда – день прибытия транспортного средства на место постоянной работы. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до них.
На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они прибыли. Взамен неиспользованных дней отдыха во время командировки другие дни отдыха по возвращении не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.
В случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку для выполнения служебных обязанностей в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда и в день прибытия решается по договоренности с администрацией.
Незаменимым помощником при оформлении и ведении внутренних документов предприятия станет ИПС «Кадровый консультант». Программа содержит пошаговые инструкции по оформлению кадровых процедур (в том числе касающихся и служебных командировок); свыше 1 500 образцов кадровых и иных локальных документов предприятия, включая более 1 100 должностных инструкций; анализ ошибок, наиболее часто совершаемых работодателями, с описанием возможных последствий и способов исправления; регулярно обновляемую нормативную базу. Об условиях приобретения этого продукта можно узнать здесь.
Дела финансовые
Зa командированным сохраняется средний заработок для сдельщиков и должностной оклад или ставка для остальных категорий работников на время поездки, в том числе и за время нахождения в пути. При отъезде лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала. В случае направления одновременно по основной и совмещаемой работе заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между организациями по соглашению между ними.
Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные. Дополнительные расходы, связанные с командировкой (телефонные переговоры, телеграфные расходы и др.), возмещаются командированным работникам при наличии подтверждающих документов.
Суточные расходы выплачиваются в размерах, предусмотренных коллективными договорами, соглашениями и трудовыми договорами, но не ниже следующих размеров (в коэффициентах от установленного в республике МРЗП): в г. Ташкенте, городах – областных центрах – 0,1; в других городах и населенных пунктах – 0,08. Возмещение указанных расходов производится без документального подтверждения фактически произведенных затрат.
Расходы по найму жилого помещения возмещаются командированному со дня прибытия и по день выезда по фактическим затратам (за исключением номеров-люкс) при наличии подтверждающих документов, включая зaтpaты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (бронирование мест, пользование утюгом, камерой хранения, телевизором, холодильником, посудой, служебные услуги связи). В случае представления подтверждающих документов о пpoживании в люксовых номерах оплата по найму жилого помещения производится в размере 70% от их стоимости. Расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов возмещаются в размере 2% от установленного МРЗП за каждые сутки.
При поездках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к своему постоянному местожительству, суточные расходы не выплачиваются. Вопрос о том, будет ли работник ежедневно возвращаться домой, в каждом конкретном случае решается руководителем командировавшей организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха.
Перед отъездом командированному выдается денежный аванс в пределах сумм расходов на проезд, наем жилого помещения и суточных в размерах, предусмотренных пунктами 10−12 настоящей Инструкции. В течение 3-х дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет, к которому прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, и документы, подтверждающие фактические расходы, произведенные в командировке.
Если в командировку едут директор предприятия или менеджеры старшего звена, то нет никакой разницы при расчете суточных и прочих расходов с тем порядком, который описан выше.
Саида ДЖАНИЗАКОВА,
наш корр.
Публикации по теме:
Образец приказа о направлении сотрудника в командировку
Можно ли исполнителя по гражданско-правовому договору отправить в командировку?
Совершенствуется порядок выезда должностных лиц в зарубежные страны
Изменен порядок вывоза валюты за пределы Узбекистана
