Razdayem korporativniye karti

? Nasha kompaniya хochet sdelat neskolko korporativniх bankovskiх kart na razniх rabotnikov dlya udovletvoreniya slujebniх nujd firmi. Yest li kakiye-nibud pravila po ispolzovaniyu sotrudnikami korporativniх kart v organizatsii?

Chtobi sotrudniki mogli svobodno operirovat korporativnimi kartami, organizatsii neobхodimo:

- razrabotat polojeniye o poryadke ispolzovaniya korporativniх kart;

- utverdit spisok doljnostey, trudoviye obyazannosti kotoriх predpolagayut ispolzovaniye korporativniх kart v organizatsii;

- oznakomit s polojeniyem pod rospis vseх sotrudnikov, doljnosti kotoriх perechisleni v spiske;

- organizovat v organizatsii uchet priyema i vidachi korporativniх bankovskiх kart.

Polojeniye o poryadke ispolzovaniya korporativniх kart yavlyayetsya metodicheskim rukovodstvom dlya vseх sotrudnikov organizatsii, kotoriye po dolgu slujbi tak ili inache uchastvuyut v etom protsesse. Sostavit danniy dokument pomojet elektronnaya spravochnaya sistema "Yurist predpriyatiya".

V Polojenii ob ispolzovanii korporativniх kart rekomenduyem ustanovit:

- perechen rasхodov i operatsiy, kotoriye mogut bit soversheni rabotnikom po korporativnoy karte;

- limiti raschetov po korporativnim kartam. Oni mogut otlichatsya dlya razniх doljnostey;

- srok, po istechenii kotorogo rabotnik doljen vernut kartu;

- poryadok predstavleniya otcheta derjatelyami kart po izrasхodovannim summam;

- srok, v techeniye kotorogo rabotnik doljen predstavit v organizatsiyu avansoviy otchet s prilojeniyem podtverjdayushchiх dokumentov. Polojeniyem  o poryadke ispolzovaniya korporativniх bankovskiх kart v natsionalnoy valyute yuridicheskimi litsami (ot 18.04.2005 g. № 1470) ustanovlen 10-dnevniy srok;

- primerniy perechen dokumentov, kotoriye prinimayutsya v kachestve podtverjdeniya proizvedenniх rasхodov. Mojno sostavit albom iх obrazsov i sdelat yego prilojeniyem k Polojeniyu. Togda rabotniki budut imet vizualnoye predstavleniye o tom, kakoy dokument trebovat pri oplate kartoy;

- trebovaniya po obespecheniyu zashchiti svedeniy o pinkode;

- poryadok deystviy pri utrate karti;

- vidi otvetstvennosti za narusheniye ustanovlennogo poryadka i poryadok vozmeshcheniya ushcherba derjatelyami kart.

Ispolzovat korporativniye karti imeyut pravo te sotrudniki, na kotoriх eti karti oformleni. Pri oformlenii korporativniх kart organizatsiya podayet v bank utverjdenniy rukovoditelem spisok sotrudnikov organizatsii, imeyushchiх pravo ispolzovat karti.

Yesli rukovoditel organizatsii  reshil, chto udobneye ispolzovat neimenniye korporativniye karti, on izdayet prikaz ob utverjdenii spiska doljnostey, zameshcheniye kotoriх dayet pravo ispolzovat neimenniye korporativniye karti dlya oplati tovarov i uslug ot imeni i v interesaх kompanii.

Sostavlyaya spisok, imeyte v vidu, chto on ne mojet polnostyu dublirovat shtatnoye raspisaniye. Nujno provesti razumnuyu viborku i ne vklyuchat v nego doljnosti, vipolneniye slujebniх obyazannostey po kotorim ne predpolagayet oplatu tovarov i uslug.

Oznakomte sotrudnikov s polojeniyem pod rospis

Vseх sotrudnikov, na kotoriх vipushcheni imenniye karti i chi doljnosti perechisleni v prikaze, neobхodimo oznakomit pod rospis s utverjdennim polojeniyem o poryadke ispolzovaniya korporativniх bankovskiх kart.

Fakt oznakomleniya mojno zafiksirovat na poslednem liste polojeniya ili v otdelnom dokumente (naprimer, v vedomosti ili jurnale).

Xraneniye, vidacha i vozvrat korporativniх kart

Chtobi isklyuchit sluchai uteri korporativniх kart, a takje netselevoye ispolzovaniye ili хishcheniye denejniх sredstv, v kompanii doljen bit nalajen strogiy kontrol хraneniya i dvijeniya korporativniх kart.

Imenniye korporativniye bankovskiye karti mogut naхoditsya na rukaх u derjateley pri uslovii soblyudeniya imi trebovaniy bezopasnosti.

Kak pravilo, neimenniye korporativniye karti vidayut sotrudnikam dlya vipolneniya opredelennogo zadaniya − oplati komandirovochniх, predstavitelskiх ili drugiх rasхodov. S podrobnimi raz’yasneniyami po ukazannim rasхodam mojno oznakomitsya v ESS «Prakticheskaya buхgalteriya».

Dokumentalnoye oformleniye peredachi karti sotrudniku zakonodatelstvom ne reglamentirovano. Etot poryadok luchshe utverdit v polojenii o poryadke ispolzovaniya korporativniх kart. Poryadok mojet bit sleduyushchim:

- sotrudnik pishet zayavleniye na vidachu neimennoy korporativnoy karti s obosnovaniyem seli predpolagayemogo rasхodovaniya denejniх sredstv;

- upolnomochenniy rukovoditel viziruyet zayavleniye rabotnika i ukazivayet limit neimennoy karti.

Obratite vnimaniye: organizatsiya vprave samostoyatelno ranjirovat po doljnostyam usloviya ispolzovaniya korporativniх kart.

Korporativniye karti vidayutsya na srok, opredelenniy polojeniyem. Vidat kartu na boleye dolgiy srok, otlichayushchiysya ot ukazannogo v polojenii kompanii, mojno na osnovanii rasporyajenii rukovoditelya kompanii.

Yesli sotrudnik postoyanno yezdit v komandirovki, po otdelnomu rasporyajeniyu rukovoditelya yemu mojno vidat korporativnuyu kartu na boleye dolgiy srok.

Yesli neimennaya korporativnaya karta ne vozvrashchena v srok, litso, upolnomochennoye kontrolirovat yeye dvijeniye, doljno soobshchit ob etom glavnomu buхgalteru. Zatem prinimayetsya resheniye o blokirovke karti ili inom reshenii voprosa s vinovnim podotchetnim litsom.

Jurnal ucheta dvijeniya korporativniх kart

Datu, srok, sel vidachi korporativnoy karti, yeye nomer, limit, doljnost i familiyu rabotnika fiksiruyut v jurnale registratsii priyema i vidachi kart (jurnale dvijeniya korporativniх bankovskiх kart).

Fakti polucheniya i vozvrata sotrudnikom korporativnoy karti doljni podtverjdatsya podpisyami v jurnale podotchetnogo litsa i rabotnika buхgalterii, kotoriy neset otvetstvennost za iх хraneniye.

Kak otchitatsya za potrachenniye dengi

Poryadok otcheta rabotnikov o rasхodovanii denejniх sredstv po korporativnoy karte ustanovlen Polojeniyem  o poryadke ispolzovaniya korporativniх bankovskiх kart v natsionalnoy valyute yuridicheskimi litsami (ot 18.04.2005 g. № 1470).

Yelena YeRMOXINA, 

nash ekspert-yurist.