Раздаем корпоративные карты

? Наша компания хочет сделать несколько корпоративных банковских карт на разных работников для удовлетворения служебных нужд фирмы. Есть ли какие-нибудь правила по использованию сотрудниками корпоративных карт в организации?

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, организации необходимо:

- разработать положение о порядке использования корпоративных карт;

- утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт в организации;

- ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке;

- организовать в организации учет приема и выдачи корпоративных банковских карт.

Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников организации, которые по долгу службы так или иначе участвуют в этом процессе. Составить данный документ поможет электронная справочная система "Юрист предприятия".

В Положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

- перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте;

- лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;

- срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;

- порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;

- срок, в течение которого работник должен представить в организацию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Положением  о порядке использования корпоративных банковских карт в национальной валюте юридическими лицами (от 18.04.2005 г. № 1470) установлен 10-дневный срок;

- примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к Положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;

- требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;

- порядок действий при утрате карты;

- виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.

Использовать корпоративные карты имеют право те сотрудники, на которых эти карты оформлены. При оформлении корпоративных карт организация подает в банк утвержденный руководителем список сотрудников организации, имеющих право использовать карты.

Если руководитель организации  решил, что удобнее использовать неименные корпоративные карты, он издает приказ об утверждении списка должностей, замещение которых дает право использовать неименные корпоративные карты для оплаты товаров и услуг от имени и в интересах компании.

Составляя список, имейте в виду, что он не может полностью дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности, выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг.

Ознакомьте сотрудников с положением под роспись

Всех сотрудников, на которых выпущены именные карты и чьи должности перечислены в приказе, необходимо ознакомить под роспись с утвержденным положением о порядке использования корпоративных банковских карт.

Факт ознакомления можно зафиксировать на последнем листе положения или в отдельном документе (например, в ведомости или журнале).

Хранение, выдача и возврат корпоративных карт

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, в компании должен быть налажен строгий контроль хранения и движения корпоративных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности.

Как правило, неименные корпоративные карты выдают сотрудникам для выполнения определенного задания − оплаты командировочных, представительских или других расходов. С подробными разъяснениями по указанным расходам можно ознакомиться в ЭСС «Практическая бухгалтерия».

Документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить в положении о порядке использования корпоративных карт. Порядок может быть следующим:

- сотрудник пишет заявление на выдачу неименной корпоративной карты с обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств;

- уполномоченный руководитель визирует заявление работника и указывает лимит неименной карты.

Обратите внимание: организация вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.

Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Выдать карту на более долгий срок, отличающийся от указанного в положении компании, можно на основании распоряжении руководителя компании.

Если сотрудник постоянно ездит в командировки, по отдельному распоряжению руководителя ему можно выдать корпоративную карту на более долгий срок.

Если неименная корпоративная карта не возвращена в срок, лицо, уполномоченное контролировать ее движение, должно сообщить об этом главному бухгалтеру. Затем принимается решение о блокировке карты или ином решении вопроса с виновным подотчетным лицом.

Журнал учета движения корпоративных карт

Дату, срок, цель выдачи корпоративной карты, ее номер, лимит, должность и фамилию работника фиксируют в журнале регистрации приема и выдачи карт (журнале движения корпоративных банковских карт).

Факты получения и возврата сотрудником корпоративной карты должны подтверждаться подписями в журнале подотчетного лица и работника бухгалтерии, который несет ответственность за их хранение.

Как отчитаться за потраченные деньги

Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте установлен Положением  о порядке использования корпоративных банковских карт в национальной валюте юридическими лицами (от 18.04.2005 г. № 1470).

Елена ЕРМОХИНА, 

наш эксперт-юрист.