Как формировался рынок систем электронного документооборота, какие у него есть перспективы и на что нужно обратить внимание при выборе инструментов для своего бизнеса?
Бумажные документы теряются и отнимают много времени и денег – пересылка, аренда помещения для хранения, зарплата бухгалтерам и курьерам… Системы электронного документооборота решают почти все эти проблемы: экономят до 60% времени сотрудников, уходящего на работу с бумагами, и в 5 раз снижают расходы на отправку документов.
В России рынок СЭД (систем электронного документооборота) увеличивается на 10% ежегодно и составляет больше 50 млрд рублей, в Узбекистане же он только начинает расти – компании отходят от классической схемы работы медленно, но верно. Первыми перешли на СЭД крупные компании с разветвленной клиентской сетью – банки, интернет-провайдеры, сотовые операторы. Малый и средний бизнес зачастую все еще работает по-старому, хотя для внедрения новой системы работы с документами для них уже есть все – и нормативно-правовая база, и компании, которые готовы предоставить работающие инструменты для организации любого масштаба.
Первые шаги к созданию систем электронного документооборота в Узбекистане были сделаны еще в 2003–2004 годах, когда были один за другим приняты законы «Об электронном документообороте», «Об электронной цифровой подписи» и «Об электронной коммерции», затем свои разъяснения по этим законодательным актам дало Министерство финансов и информационный центр при ГНК. К 2019 году нормативно-правовая база для работы таких систем полностью устоялась, а правительство стимулирует переход к СЭД введением требований к наличию цифровой подписи у каждого юридического лица и шагами к автоматизации бизнес-процессов и получения госуслуг. Таким образом, сегодня у предпринимателей есть все, чтобы закончить с кипами бумаг: уверенность в легитимности электронного документооборота, электронная цифровая подпись и несколько игроков на рынке, готовых предоставить инструменты для автоматизации документооборота.
На рынке несколько известных игроков. Принцип работы у всех одинаковый, отличается только комплект предлагаемых услуг и глубина интеграции в бизнес-процессы. Если компании важна автоматизация всего цикла бизнес-процессов – и горизонтальных, и вертикальных — то самым удобным решением будет все же Faktura.uz. Компания предоставляет глубокую интеграцию с любыми системами бухгалтерского учета, такими как 1С, и обеспечивает автоматизацию документооборота на всех этапах бизнес-процессов. По сути, это интегрированный в систему шлюз, через который проходят документы на каждой стадии – от формирования до подписи у руководителя и отправки контрагенту.
Важно, чтобы система электронного документооборота работала одинаково хорошо и была выгодна как для крупного, так и среднего и малого бизнеса. В зависимости от специфики компании следует выбирать ту компанию, которая будет специализироваться на работе с тем или иным сегментом рынка. Но, опять-таки, у некоторых компаний, в том числе и у Faktura.uz, есть сразу все: и простые тарифы для маленьких фирм, чей документооборот составляет всего несколько отправленных счетов-фактур в месяц, и инструменты для больших промышленных организаций и холдинговых организаций, где счет документам ежедневно идет на сотни. Платить только за то, что действительно используется – это удобно всем.
Стандартные преимущества документооборота заключаются в экономии рабочего времени в связи с подготовкой и согласованием документов, уменьшения расходов на аренду офисных помещений для хранения бумаг и зарплат бухгалтерам, а также исключении возможности утери документов. У Faktura.uz помимо этого есть и дополнительные выгоды: возможность отправки документов прямо с телефона, согласование электронных документов внутри организации, когда нужно собрать несколько подписей под документами, удобный формат загрузки и выгрузки данных, модули интеграции с бухгалтерскими документами и полнофункциональный API. Также реализована возможность заключения электронных договоров в форме электронной оферты, что очень удобно при продвижении услуг, связанных с массовым подписанием соглашений.
Пользоваться Faktura.uz безопасно – для защиты данных применяется система, аналогичная банковской системе безопасности, а хранятся данные в облаке на нескольких разных серверах, поэтому во время пересылки и хранения документ надежно защищен.
При этом обращает на себя внимание такой фактор, как формат конечных электронных документов. Конечный формат электронных документов реализован в виде архивов с протоколами действий сторон, что очень важно при работе с претензионными работами.
Также в скором времени совместно с коммерческими банками планируется реализация выставленных счетов на оплату с возможностью автоматического порождения транзакции для осуществления оплаты поставщикам услуг.
Но самое главное, что особенно выделяется faktura.uz, несмотря на большие возможности, система очень легкая, простая и интуитивно понятная для пользователей – бухгалтеров.
На правах рекламы.
