Если вам необходимо написать письмо о своей компании, то оно должно вызвать у того, кому адресовано, не только интерес, но и желание сотрудничать с такой солидной и надежной фирмой. Буквально на странице вы должны простым и доходчивым языком изложить необходимую информацию, заинтересовать и привлечь клиента. Поэтому мы рекомендуем придерживаться следующей последовательности:
1. Письмо обязательно должно быть написано на стандартном бланке вашей организации, оформленном в соответствии с правилами. На нем указываются все контактные данные: почтовый адрес, телефоны, сайт и электронная почта. О реквизитах и правилах их оформления вы можете ознакомиться в разделе «Документооборот на предприятии» в нашей ЭСС «Юрист предприятия».
2. Желательно, чтобы письмо, даже информационное, начиналось с персонального обращения: «Уважаемый Иван Иванович!». Тем самым меньше вероятность, что оно будет отправлено в корзину. Не стоит в шапке писать «Уважаемый директор компании «ООО». Такая безликость свидетельствует о неуважении и недостаточном внимании к получателю. Сам текст письма должен быть написан простым, доступным языком и не быть перегруженным техническими и специальными терминами.
3. Запаситесь всей необходимой информацией об этапах становления вашей организации у бухгалтеров и экономистов. Начните рассказ о своей организации со сведений о том, когда она была создана и с какой целью, укажите сроки, за которые поставленные при ее создании цели были достигнуты.
4. Расскажите о тех методах, способах, технологиях и разработках, с помощью которых вы создаете свою продукцию, о квалификации вашего персонала и полученных за время работы сертификатах, подтверждающих качество вашей продукции.
5. Отразите в письме темпы роста и качественные изменения, которые произошли с теми видами продукции, которые выпускаются вашей фирмой. Укажите основные цели и этапы новых разработок.
6. Обязательно отразите в своем письме те организации и предприятия, которые являются вашими партнерами или заказчиками. Сошлитесь на их рекомендации.
7. В заключение расскажите о цели вашего информационного письма, выскажите предложения и дайте прогнозы возможного сотрудничества с вашей организацией.
Елена ЕРМОХИНА,
наш эксперт-юрист.
