Краткое пошаговое руководство по постановке делопроизводства в открывшейся фирме
1. Запасемся нужными законами, специальной литературой и программами. Все это понадобится вам в работе. Нужные нормативные акты в последней редакции вы можете найти здесь.
2. Берем учредительные документы организации и внимательно их изучаем. Все локальные документы должны соответствовать учредительным (уставу, учредительному договору), и никак им не противоречить.
3. Оформляем директора.
Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Нужно подготовить:
- протокол (решение) о назначении директора;
- трудовой договор с директором, подписанный учредителем (директором) в зависимости от формы предприятия (ООО, ЧП);
- приказ директора о вступлении в должность и возложении на него обязанностей по хранению печати и углового штампа, а также ведению и хранению трудовых книжек. Подписывается им самим;
- трудовую книжку или справку о совместительстве директора;
4. Составляем штатное расписание, даже если сотрудник один. Документ должен содержать порядковый номер, наименование должности, количество штатных единиц, оклад и фонд оплаты труда. В ЭСС «Кадровый консультант» можно найти образцы трудового договора.
5. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме, но с обязательным соблюдением законодательства.
6. Готовим другие документы, которые понадобятся для ведения работы в дальнейшем. Это книги учета, журналы регистрации приказов и договоров, табели учета рабочего времени, бланки приказов, договоры о материальной ответственности и другие. Электронная справочная система «Юрист предприятия» содержит очень много бланков документов, необходимых для работы, и образцов их заполнения, книг, есть пошаговые процедуры по ведению основных операций.
7. Получаем электронную цифровую подпись (ЭЦП). Она будет нужна для сдачи налоговой и статистической отчетности, а также для возможности пользоваться Единым порталом интерактивных государственных услуг.
8. Подготавливаем бухгалтерскую документацию: кассовую книгу, бланки доверенностей, книгу регистрации доверенностей, канцелярские книги, скоросшиватели.
Елена ЕРМОХИНА,
наш эксперт-юрист.
