Главный бухгалтер не только ведет учет и составляет отчетность, но и следит за движением денег и имущества в организации. Он также поддерживает документооборот и контролирует деятельность других сотрудников бухгалтерии. Поэтому в случае его ухода из компании важно правильно передать дела, а новому специалисту — их принять, чтобы быть в курсе всех дел.
1. Ознакомиться с трудовым и коллективным договорами, должностной инструкцией и иными локальными актами компании. Этот предварительный этап при приеме на работу проходят все без исключения сотрудники компании. Главбуху необходимо четко представлять весь спектр должностных обязанностей, чтобы структурировать и организовать свою работу, а также определиться с тем, на что обратить внимание при приеме дел от предыдущего сотрудника.
2. Ознакомиться с приказом о передаче дел. В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (новый главный бухгалтер), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и иных лиц, участвующих в передаче дел (руководитель, аудитор, секретарь).
Кроме того, важно обратить внимание на сроки приема-передачи дел и порядок документального оформления такой передачи (если такой порядок не установлен в компании отдельным документом).
3. Убедиться, что прежний главбух провел инвентаризацию имущества и обязательств компании. На дату приема-передачи дел новому главбуху целесообразно провести инвентаризацию.
4. Принять у прежнего главбуха документы. В первую очередь необходимо проверить наличие бумаг и ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за предшествующий год и текущий период.
Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (последовательность применения учетных политик, правильность формирования финансового результата и т. п.).
Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху будет затруднительно из-за их большого количества. В этом случае проверять наличие «первички», а также полноту и правильность заполнения ее реквизитов можно выборочно.
Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли контролеры. Чтобы оценить качество предоставленной отчетности, а также меру ответственности предыдущего главбуха, можно изучить и его переписку с соответствующими органами. Тогда смена бухгалтера пройдет проще.
5. Получить пояснения прежнего главбуха. Пояснения могут касаться как ведения учета, так и взаимодействия с другими подразделениями компании, контрагентами и контролерами. В частности, прежний главбух может объяснить принцип работы внутренней электронной системы учета информации.
6. Составить акт приема-передачи дел. Нужный документ, если в компании происходит смена бухгалтера. В акте целесообразно отразить результаты инвентаризации, наличие недоимки или переплаты по налогам и взносам, указать на наличие дебиторской и кредиторской задолженности. При этом важно, чтобы акт подписал и новый, и прежний главный бухгалтер, а также руководитель компании.
Елена ЕРМОХИНА,
наш эксперт-юрист.
